Ques­tions & Answers

Ihre Fragen zum DSGVO-Dash­board

Mit welchen Systemen ist das DSGVO-Dashboard kompatibel?

Um KMUs eine schnelle Umsetzung zu ermöglichen, werden Systeme in den Standard-Editionen des DSGVO-Dashboards bewusst nicht per Schnittstelle „angedockt“. Vielmehr stellt jedes System (CRM, Ticket etc.) einen Auszug der Daten in einem geschützen Bereich zur Verfügung. Genau an dieser Stelle holt das DSGVO-Dashboard die Daten zu fest definierten Uhrzeiten ab und indiziert sie.

Große Unternehmen und Konzerne profitieren von der nahtlosen Integration der DSGVO-Lösung in den Omikron Data Quality Server. Daten werden direkt aus den Systemen extrahiert. Zur Anbindung und Datenübertragung stehen uns dabei moderne Mittel und Wege zur Verfügung (zum Beispiel REST).

Wie viele Systeme können angebunden werden?

Es können beliebig viele Systeme (= Datenquellen) angebunden werden.

Können nur "bekannte" Systeme angebunden werden oder auch Eigenentwicklungen?

Da das DSGVO-Dashboard nicht direkt an Systeme angebunden wird sondern nur einen Export der Daten einliest, sind beliebige Systeme möglich – selbstverständlich auch Eigenentwicklungen.

Können auch Cloud Services durchsucht werden?

Per Standard ist die Anbindung von Cloud Diensten nicht vorgesehen. Sollte diese Anbindung wichtig sein, können Cloud Services in einem individuellen Projekt ebenfalls angebunden werden.

Werden auch Personen im Textkörper einer Mail oder in einer Datei im Filesystem gefunden?

Das DSGVO-Dashboard ist für das Anbinden, Initialisieren und Verknüpfen von strukturierten Daten ausgerichtet. Unstrukturierte Daten werden aktuell nicht unterstützt.

Kann das Dashboard auch für eine Unternehmensgruppe zentral realisiert werden, z.B. Hauptunternehmen + Online-Shop + Niederlassung?

Eine zentrale Nutzung des Systems für eine Unternehmensgruppe oder Unternehmen mit Filialen oder Tochtergesellschaften ist möglich. Je nach Systemwelt und IT muss abgewägt werden, ob eine direkte Anbindung der Systeme durchgeführt wird oder die Systeme die Daten in einem gesicherten zentralen Speicherort bereitstellen.

Wie aufwändig ist es, die diversen Datenquellen zu konfigurieren?

Die Anbindung läuft nach Schema „F“: es werden immer dieselben Felder übergeben (Vorname, Nachname, Firma, Ort etc.). Diese Felder stellen die Quell-Systeme zur Verfügung (z.B. in eine csv-Datei). Das Dashboard liest sie dann ein und macht sie durchsuchbar.

Wie gehen Sie mit Systemen um, welche viele Intradubletten enthalten?

Das DSGVO-Dashboard indiziert alle Daten: Auch Dubletten werden indiziert. Durch die fehlertolerante Suche werden dann auch solche Datensätze angezeigt, die mehrfach angelegt wurden. In einem "DSGVO-Fall" können beliebig viele Datensätze aus den verschiedenenen Systemen kombiniert werden (beispielsweise aus dem CRM zwei Kontakte und dazu passend drei identische Leads, zwei Versionen aus dem Ticket-System etc.).

Verknüpft das System auch Datensätze untereinander? Zum Beispiel möchte Hr. Meier gelöscht werden, im Mailingssystem ist er aber nur mit seine Email, im ERP mit Name und Email. Stellt das Dashboard da eine Verknüpfung her?

Während des Import-Prozesses werden die Datensätze der verschiedenen Systeme, soweit möglich, verknüpft. So finden Sie den Herrn Maier dann auch im Mailingsystem wenn Sie nur nach dem Namen suchen, da diese beim Import über die Mail-Adresse verknüpft wurden..

Sind Logfiles von der DSGVO ausgeschlossen?

Daten, welche für die Protokollierung von DSGVO-Anfragen gespeichert werden, sind erlaubt, um diese zu dokumentieren. Im DSGVO-Dashboard werden nur die Stammdaten (Name, Adresse, Kommunikationsdaten, DSGVO Meta-Informationen) gespeichert. Sonstige Informationen (Rechnungs- und Bewegungsdaten etc. bleiben ausschließlich in den Unternehmens-Systemen).

Ist auch die DSGVO-Anforderung "Datenübertragbarkeit" abgedeckt?

Das DSGVO Dashboard wurde nur für die Bearbeitung von Auskunfts-, Lösch, Korrektur- und Einschränkungsanfragen entwickelt. Die Realisierung von Anforderungen zum Thema „Datenübertragbarkeit“ greift in den meisten Fällen zu stark in die jeweiligen Systeme ein und wurde deshalb für die Lösung nicht vorgesehen.

Können (gesetzliche) Speicherfristen berücksichtigt werden?

Speicherfristen hängen von verschiedenen Rahmenbedingenen ab und können pro Abteilung oder Unternehmensbereich unterschiedlich sein. Das Dashboard ist ein Hilfsmittel für das schnelle Finden von Kontakten mit einer übersichtlichen Status-Kontrolle für die einzelnen DSGVO-Fälle. Unternehmen müssen eigene Prozesse für die Abarbeitung der Fälle (auch Abhängigkeiten) definieren und leben.

Kann man über das Dashboard direkt die Datenauskunft durchführen und versenden?

Im Fall Datenauskunft stellt das DSGVO-Dashboard pro Fall einen Report zusammen. Dieser enthält Hinweise zu allen Systemen und welche Daten sie enthalten. Dieser Report kann dann beispielsweise als PDF mit dem Standard-Mail-Programm versendet werden.

Wie lange dauert die durchschnittliche Integration?

Die Standard-Integration ist in der Regel innerhalb von zwei bis drei Werktagen abgeschlossen.

Was sind denn die Preise für das Dashboard?

Die Preise finden Sie auf der DSGVO-Dashboard-Produktseite.