Dubletten verursachen in jeder Datenbank Aufwand und unnötige Kosten. Besonders teuer aber werden sie im Einkauf. Mehrfach in unterschiedlicher Schreibweise angelegte Lieferanten führen zu Mehrfachbestellungen bei derselben Adresse – oft zu unterschiedlichen Bedingungen. Mehrfach geführte Materialien lösen Bestellungen bei mehreren Lieferanten aus, die ebenfalls unterschiedliche Konditionen bieten.

Mit dublettenfreien Kreditoren- und Material-Stammdaten schaffen Sie ideale Voraussetzungen für ein schlankes und zugleich hocheffektives Einkaufsmanagement. Sie arbeiten mit weniger Lieferanten zu harmonisierten Bedingungen und erhöhen Ihr Einkaufsvolumen pro Lieferant – immer noch eines der besten Argumente, wenn es um Preisverhandlungen geht.

Fehlende Teile können ganze Produktionsabschnitte lahmlegen. Um sicherzugehen, halten viele Unternehmen wesentlich mehr Material vor als notwendig.

Aktuelle und saubere Kreditoren-Stammdaten geben Ihnen die Gewissheit, dass sämtliche in Ihrer Datenbank geführten Artikel auch in Ihrem Lager zu finden sind. Oder dass Sie nicht neues Material einkaufen, obwohl Sie problemlos auf bereits vorhandene Gleichteile zurückgreifen könnten. In größeren Unternehmen summieren sich solche vermeidbaren Einkäufe leicht zu fünf- oder gar sechsstelligen Beträgen.

Was Ihre Lieferanten wert sind, sollten Sie nicht erst dann erfahren, wenn Probleme auftreten. In den meisten Fällen wäre das schon zu spät. Auf der Basis korrekter, dublettenfreier Datenbestände sind Auswertungen möglich, die genaue Rückschlüsse auf Qualität, Pünktlichkeit und Einkaufsvolumina Ihrer Geschäftspartner zulassen.

Mehr noch: Durch bessere Transparenz der Kreditoren-Stammdaten werden auch eventuelle Konzernverflechtungen sichtbar, zum Beispiel wenn Sie bei größeren Lieferanten Waren aus unterschiedlichen Sparten beziehen. Oder wenn Lieferanten zugleich auch Kunden sind. Mit der Einbindung von externen Referenz-Datenquellen sind Sie sogar in der Lage, ganz neue Einkaufspotenziale zu ermitteln.

Unternehmen geben große Summen aus, um ein positives Image aufzubauen. Doch schon wenige Fehlentscheidungen genügen, um es dauerhaft zu beschädigen. Valide Kreditoren-Stammdaten verschaffen Ihnen die nötige Transparenz, um Ausfallrisiken zu vermindern und zugleich eine gleichbleibend hohe Qualität in der Materialversorgung sicherzustellen.

Auch die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben (z.B. Sanktionslistenprüfung) hängt direkt von der Validität Ihrer Stammdaten ab. Schon ein falscher Buchstabe in Name oder Adresse kann teure Folgen haben. Für Ihre Finanzen und für Ihren guten Ruf.

Das traditionelle Verständnis von Einkauf kann mit den rasanten Entwicklungen im Markt oft nicht mithalten. Vor diesem Hintergrund tritt eine ganzheitliche Betrachtung der Supply Chain mehr und mehr in den Vordergrund. Lieferanten übernehmen dabei die Rolle von strategischen Partnern.

Voraussetzung dafür ist eine unternehmensweite 360°-Sicht auf Kreditoren-Stammdaten. Sobald sämtliche Lieferantenbeziehungen in allen Dimensionen offenliegen, entstehen Synergie-Effekte, die fachbereichsübergreifend strategische und operative Organisations- und Produktionsprozesse unterstützen.

Einheitliche, dublettenfreie Stammdaten geben Ihnen die Möglichkeit, manuelle und papierintensive Beschaffungsprozesse durch automatisiertes, weitgehend papierloses eProcurement zu ersetzen. Die Spareffekte sind enorm.

Was welcher Lieferant in welcher Qualität und zu welchen Konditionen leistet, hat jeder Einkäufer in Echtzeit auf dem Bildschirm. So lassen sich zentrale Kosten- und Leistungsparameter erheben und in realistischen Wettbewerbsvergleich setzen.

Wenn sich Geschäftsbeziehungen international weiterentwickeln, wächst der administrative Aufwand in der Regel mit. Verschärft wird das Problem, wenn Kreditoren-Stammdaten in neuen Sprachen oder gar Schriftzeichen hinzukommen.

Nur wenige Datenqualitätslösungen können sich auf diese veränderte Situation ohne erhebliche Mehrkosten einstellen. Klar im Vorteil gegenüber der üblichen Transliteration sind assoziative Abgleichverfahren. In Sekundenbruchteilen spüren sie die Datensätze jedes Ihrer Lieferanten auf – unabhängig davon, in welchem Teil der Welt er sich befindet.