Wegen begrenzter Feldlängen wurden die Informationen in der Vergangenheit oft abgekürzt:

• Volker v.Wedelstedt
• Baronin v. Mahs vertr.d.HV
• Wilhelm Erl OHG c/o Energiehandel GmbH

Ohne ein entsprechendes Matching-Verfahren können neue, ausführliche Daten nur schwer zugeordnet werden. Die Folge sind Dubletten im System.

In alten oder gewachsenen Systemen stehen in den Namensfeldern neben dem Firmennamen meist noch weitere Informationen, die dort nichts verloren haben. Dazu gehören beispielsweise:

• Ansprechpartner
• Abteilungs-Bezeichnung
• Abweichender Rechnungsempfänger
• Rechtsgeschäftlicher Vertreter

Ein Beispiel:
Cornelia u. Fank Reichert
Engadinerstr. 12 2 Whg. 222 Aufg. 2

Sogar Zustellinformationen haben unsere Experten bei der Bereinigung von Daten unserer Kunden schon gefunden ("Eingang ums Eck"). Diese Informationen müssen analysiert und bereinigt werden. Moderne CRM-Systeme bieten in der Regel alle Möglichkeiten, um spezielle Informationen abzubilden.

Ein Kunde mit mehreren Verträgen ist mehrfach, unter Umständen sogar in unterschiedlichen Schreibweisen im System eingetragen: "WWK Lebensversicherungs AG" und "WWK Lebensversicherung" und "Allgemeine Versicherung AG". Der Sachbearbeiter muss raten, welche Verträge zu einem Kunden gehören!

Komplexe Strukturen, wie bei öffentlichen Verwaltungen oder den verschiedenen Eigentümer-Gemeinschaften, mussten in wenigen Feldern möglichst komplett abgebildet werden. Das Resultat: "Landeshauptstadt XY Abt.7 Haustechnik (Bau H7) UA210 Grundsch."